La nuova governance AML alla luce dell’Aml Package e della normativa sanction

Sommario: 1. Premessa – 2. Introduzione – l’Esponente responsabile per l’antiriciclaggio – 3. La nuova Governance di cui al Regolamento UE 2024/1624: il responsabile della conformità e l’incaricato della funzione di controllo della conformità – 3.1 Il responsabile della conformità – 3.2 L’incaricato della funzione di controllo della conformità – 4. Il responsabile per il rispetto delle misure restrittive UE e nazionali

1. Premessa

Il presente elaborato è volto ad analizzare in prima istanza le potenziali novità derivanti dall’introduzione da parte delle recenti novelle normative di nuove figure di Governance in ambito AML/CFT, e segnatamente:

• Il membro dell’organo di amministrazione responsabile della conformità, di cui al Regolamento (UE) 2024/1624 (c.d. Single Rulebook);

• l’incaricato della funzione di controllo della conformità, di cui al Regolamento (UE) 2024/1624;

• il soggetto responsabile per l’osservanza delle misure restrittive UE e nazionali di cui agli orientamenti EBA/GL/2024/14, recepiti con Nota 48 dalla Banca d’Italia.

2. Introduzione – l’Esponente responsabile per l’antiriciclaggio

Le recenti novità normative succedutesi in ambito antiriciclaggio negli ultimi anni hanno introdotto impattanti novità in tema di Governance aziendale, nell’ottica di una più efficiente formalizzazione delle attività e delle ancillari responsabilità.

Tali innovazioni sono in particolare rappresentate dall’introduzione di nuove figure nel comparto antiriciclaggio; tali nuove figure, di cui sono declinati attività e compiti nelle relative normative di riferimento, devono necessariamente conciliarsi con gli assetti già esistenti, che comprendono ora anche il ruolo introdotto dell’Esponente Responsabile per l’antiriciclaggio.

L’Esponente responsabile per l’antiriciclaggio è stato in particolare introdotto ex novo dalla Banca d’Italia con il Provvedimento del 1° agosto 2023 modificativo delle Disposizioni in materia di organizzazione, procedure e controlli interni per finalità antiriciclaggio del 26 marzo 2019 (d’ora in poi “Disposizioni”), in recepimento dagli Orientamenti EBA sulle politiche e le procedure relative alla gestione della conformità e al ruolo e alle responsabilità del responsabile antiriciclaggio (EBA/GL/2022/05).

Secondo le disposizioni e la relativa Nota di chiarimenti della Banca d’Italia:

• i soggetti obbligati nominano un Esponente Responsabile per l’antiriciclaggio tra i membri dell’organo di amministrazione; tale incarico ha natura esecutiva (cfr. sul punto l’art. 2381 c.c., che disciplina proprio la distinzione tra amm.ri esecutivi e non esecutivi); l’incarico, non delegabile a terzi, può essere conferito anche all’A.D. (sempre a conclusione di adeguata valutazione basata sul principio di proporzionalità; cfr. la Nota di Chiarimenti Bankit) e ad amm.ri non esecutivi (che in virtù di tale nomina acquisiscono la qualità di amm.ri esecutivi);

• tale soggetto deve possedere adeguate conoscenze, competenze ed esperienze concernenti i rischi di riciclaggio, le politiche, i controlli e le procedure antiriciclaggio nonché il modello di business del destinatario e del settore in cui opera e deve inoltre disporre di tempo e risorse adeguate ad assolvere efficacemente ai propri compiti. Ciò implica necessariamente, a carico dei soggetti obbligati, una prodromica accurata valutazione sui requisiti e criteri di idoneità e sul time commitment, con relativa formalizzazione nella documentazione aziendale (tra cui nella policy aml, come si vedrà nel punto successivo);

• la policy antiriciclaggio deve dettagliare: (i) le ipotesi di conflitto di interessi per l’Esponente AML e le misure atte a prevenirli e mitigarli; è ammesso sul punto, secondo la Nota di chiarimenti surriferita, Il rinvio a policy interne già esistenti, purché si tratti di normative effettivamente idonee a individuare e regolare le ipotesi di conflitto tra l’incarico di esponente responsabile per l’antiriciclaggio e altri incarichi (tale rinvio per relationem può risultare pertanto opportuno nell’ipotesi in cui, a livello aziendale, il soggetto obbligato si sia dotato di una disciplina organica ed unitaria in tema di conflitti di interesse); (ii) i requisiti che deve possedere la figura.

3. La nuova Governance di cui al Regolamento UE 2024/1624: il responsabile della conformità e l’incaricato della funzione di controllo della conformità

Come anticipato in premessa, il Regolamento UE 2024/1624 (c.d. Single Rulebook) – immediatamente applicabile per i soggetti obbligati a decorrere dal 10 luglio 2027, salvo specificità dettagliate nell’articolo 90, comma 2 dello stesso Regolamento – compendiato nel più ampio corpus normativo rappresentato dall’AML Package, introduce importanti novità in tema di Governance, prevedendo due ulteriori figure di riferimento nel comparto AML.

Tale Regolamento, che disciplina i principali adempimenti per i destinatari (i.e. adeguata verifica della clientela, segnalazione di operazioni sospette, flussi segnaletici ecc.) prevede difatti all’art. 11 (rubricato “funzioni di controllo della conformità”) due distinte figure: (i) un membro dell’organo di amministrazione nella sua funzione di gestione, responsabile di garantire la conformità al presente regolamento, al Regolamento (UE) 2023/1113 e agli eventuali atti amministrativi emanati da un supervisore; (ii) un incaricato della funzione di controllo della conformità, nominato dall’organo di amministrazione nella sua funzione di gestione e con una posizione gerarchica sufficientemente elevata, che è responsabile delle politiche, delle procedure e dei controlli per l’espletamento quotidiano degli obblighi del soggetto obbligato AML/CFT, anche in relazione all’applicazione di sanzioni finanziarie mirate.

Orbene, sul punto occorre necessariamente comprendere quale sia il rapporto che intercorra tra tali due ulteriori figure rispetto a quella dell’Esponente Responsabile per l’antiriciclaggio, del Responsabile della Funzione AML e del Delegato alla segnalazione delle operazioni sospette.

Sul punto, il legislatore europeo, all’art. 11, comma 6 del Regolamento, chiarisce anzitutto che le due figure introdotte ex novo, in base al principio di proporzionalità, possano essere anche ricoperte da un’unica persona fisica, e che siano cumulabili con altre funzioni.

3.1 Il responsabile della conformità

Orbene, andando con ordine, per quanto attiene al membro dell’organo di amm.ne responsabile della conformità alla normativa AML, tale figura sembrerebbe potersi ricondurre a quella dell’Esponente Responsabile per l’antiriciclaggio, in base ad una analisi delle rispettive competenze e responsabilità. In sostanza, il Regolamento sembrerebbe in tal senso aver semplicemente ampliato l’ambito oggettivo – e quindi la normativa di eteroregolamentazione – rispetto a cui l’Esponente responsabile AML dovrà garantire la conformità, e non introduce una figura che si addiziona a quella dell’Esponente.

Difatti, quanto alle competenze attribuite, il Regolamento UE 2024/1624 (art. 11) prevede che il responsabile della conformità:

• è tenuto a garantire che le politiche interne, le procedure e i controlli del soggetto obbligato siano coerenti con l’esposizione al rischio del soggetto e che siano messi in atto, e a tale scopo deve garantire altresì che siano destinate sufficienti risorse umane e materiali (tale attività sembra riconducibile a quelle previste per l’Esponente AML nelle Disposizioni Bankit di monitorare che le politiche, le procedure e le misure di controllo interno in materia di antiriciclaggio siano adeguate e proporzionate, tenendo conto delle caratteristiche del destinatario e dei rischi cui esso è esposto; nonché di verificare che il responsabile della funzione antiriciclaggio abbia accesso diretto a tutte le informazioni necessarie per l’adempimento dei propri compiti e disponga di risorse umane e tecniche e di strumenti sufficienti);

• è responsabile della ricezione di informazioni su carenze significative o rilevanti in politiche, procedure e controlli antiriciclaggio (tale attività sembra riconducibile a quelle previste per l’Esponente di assicurare che le problematiche e le proposte di intervento rappresentate dal responsabile della funzione antiriciclaggio siano valutate dall’organo con funzione di gestione e di essere informato su eventuali carenze relative all’antiriciclaggio individuate dalle altre funzioni di controllo interno e dalle autorità di vigilanza);

• riferisce direttamente, e in modo indipendente, all’organo di amministrazione nella sua funzione di gestione e all’organo di amministrazione nella sua funzione di supervisione, qualora tale organo esista, e può sollevare preoccupazioni e avvisare l’organo di amministrazione, qualora un’evoluzione specifica dei rischi interessi o possa interessare il soggetto obbligato (tale attività sembra riconducibile a quella prevista per l’Esponente AML di assicurare che gli organi aziendali siano informati ad eventum delle violazioni e criticità concernenti l’antiriciclaggio di cui sia venuto a conoscenza e di raccomandare le opportune azioni, nonché di assicurare che le problematiche e le proposte di intervento rappresentate dal responsabile della funzione antiriciclaggio siano valutate dall’organo con funzione di gestione);

• riferisce periodicamente all’organo di amministrazione in merito all’attuazione delle politiche interne, delle procedure e dei controlli del soggetto obbligato. In particolare, il manager della funzione di controllo della conformità presenta una volta all’anno, o, se del caso, più frequentemente se del caso, all’organo di amministrazione una relazione sull’attuazione delle politiche, delle procedure e dei controlli interni elaborati dall’incaricato della funzione di controllo della conformità e tiene informato tale organo in merito all’esito di eventuali riesami. Il manager della funzione di controllo della conformità adotta le misure necessarie per rimediare tempestivamente alle carenze individuate (tale attività sembra riconducibile a quella prevista per l’Esponente di assicurare che gli organi aziendali siano periodicamente informati in merito alle attività svolte dal responsabile della funzione antiriciclaggio nonché in merito alle interlocuzioni intercorse con le Autorità; e ciò avviene di norma mediante la relazione annuale antiriciclaggio e/o altre relazioni schedulate in via periodica all’interno dei singoli contesti aziendali)

3.2 L’incaricato della funzione di controllo della conformità

Per quanto attiene invece all’incaricato della funzione di controllo della conformità, è previsto dal Single Rulebook che:

• è il soggetto responsabile delle politiche, delle procedure e dei controlli per l’espletamento quotidiano degli obblighi del soggetto obbligato AML/CFT, anche in relazione all’applicazione di sanzioni finanziarie mirate;

• è il punto di contatto per le autorità competenti;

• è inoltre responsabile della segnalazione delle operazioni sospette.

Orbene, tale figura sembra potersi ricondurre congiuntamente ai ruoli del Responsabile antiriciclaggio e del Delegato SOS. Il Regolamento in parola, tuttavia, sembrerebbe in base alla formulazione letterale implicare che l’incaricato della funzione di conformità debba necessariamente essere Responsabile AML e parimenti Delegato SOS (nonostante, ai sensi della normativa nazionale, il Delegato SOS possa essere anche soggetto diverso dal Responsabile AML; cfr. art. 36 d.lgs 231/07 e la Sezione II delle Disposizioni).

Orbene, in mancanza di emanandi orientamenti interpretativi da parte delle Autorità di settore sul punto, si potrebbe ritenere che il dettato di tale norma di matrice comunitaria possa conciliarsi con la normativa interna nazionale, mediante una interpretazione in ossequio alla quale i compiti dell’incaricato della funzione di conformità possano essere allocati anche soggetti diversi (i.e. Responsabile AML e delegato SOS), qualora questi, nel contesto aziendale di riferimento, siano ricoperti da soggetti diversi.

4. Il responsabile per il rispetto delle misure restrittive UE e nazionali

Sempre a livello normativo, la Nota della Banca d’Italia n. 48 dell’8 aprile 2025 ha dato attuazione – con obbligo di applicazione a decorrere dal 30 aprile 2025 – agli Orientamenti dell’Autorità bancaria europea in materia di politiche, procedure e controlli interni atti a garantire l’attuazione di misure restrittive dell’Unione e nazionali (EBA/GL/2024/14), i quali prevedono al paragrafo 4.1.3 che gli istituti finanziari debbano nominare un membro del personale di alto livello incaricato di svolgere le funzioni e i compiti atti a garantire l’osservanza delle misure restrittive UE e nazionali.

Gli orientamenti prevedono, in particolare, che l’organo di gestione possa assegnare tale ruolo a un membro del personale di alto livello che abbia già altri compiti o funzioni in seno all’istituto finanziario (come il responsabile in materia di misure di contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo o il responsabile della conformità), a condizione, tra l’altro, che non si generi un conflitto di interessi (potrebbe essere in tal senso opportuno formalizzare nella documentazione aziendale interna, al pari di quanto previsto per l’Esponente AML, le ipotesi configurabili di conflitto di interessi).

A tale figura sono attribuiti in via principale tra gli altri, i seguenti compiti (per maggior dettaglio si rimanda integralmente ai paragrafi da 19 a 21 degli Orientamenti EBA surriferiti):

• svolgere di una valutazione dell’esposizione a misure restrittive;

• garantire l’efficacia nel tempo delle politiche, delle procedure e dei controlli in materia di misure restrittive;

• supervisionare la preparazione e l’erogazione del programma di formazione in materia sanction.

Di fatto, la normativa in parola sembrerebbe aver inteso attribuire in via formale a livello di Governance maggior autonomia all’ambito legato al rispetto delle misure restrittive, mediante una formalizzazione e declinazione specifica di ruoli e responsabilità, ai fini di una più efficiente gestione del relativo ambito sanction.

Rimandando a successiva trattazione per una disamina più approfondita della Nota n. 48 della Banca d’Italia in esame (ed in particolare per quanto attiene l’attività di valutazione dell’esposizione a misure restrittive), in tale sede giova precisare, come già anticipato, che il ruolo in esame potrà essere attribuito, da dettato normativo, anche a soggetto diverso dal responsabile AML o dal responsabile Compliance, purché sia soggetto ricoprente posizione di “alto livello” (e dunque verosimilmente inquadrato quantomeno nell’area dei quadri). Tale valutazione ovviamente dipende dalle concrete necessità dei singoli soggetti obbligati, in base alle dimensioni e caratteristiche delle relative realtà.